Verhaltenskodex
Präambel
Dieser Verhaltenskodex beschreibt die Erwartungen der EULEN-IT GmbH an das Verhalten aller ihrer Mitarbeiter, unabhängigen Vertragspartner und Beauftragten im rechtlichen und ethischen Sinne. Die EULEN-IT GmbH-Philosophie basiert auf Verantwortung und gegenseitigem Respekt. Wir schaffen ein Umfeld, das Kreativität und Leistung fördert sowie das persönliche und berufliche Wachstum. Eine wesentliche Voraussetzung, um dieses Versprechen einzulösen, aber auch, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden, ist die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen und der ergänzend dazu eingeführten verbindlichen internen Regelungen.
Unser Verhaltenskodex fasst das grundlegende Wertekonzept des Unternehmens zusammen; alle weiteren internen Richtlinien müssen mit dem Verhaltenskodex im Einklang stehen.
Die EULEN-IT GmbH bekennt sich ohne jede Einschränkung zu gesetzmäßigem Handeln. Vertrauen ist eine Grundlage für den Erfolg der EULEN-IT GmbH. Um dieses Vertrauen zu gewinnen und zu erhalten, hat regelkonformes Verhalten (Compliance) aller für die EULEN-IT GmbH tätigen Personen besondere Bedeutung. Soweit in diesem Verhaltenskodex der Begriff „Mitarbeiter“ verwendet wird, sind damit alle für die EULEN-IT GmbH tätigen Personen gemeint einschließlich der Geschäftsleitung.
Zuverlässigkeit und Fairness sind nur möglich, wenn die Werte und Leitlinien des Unternehmens konsequent respektiert und gelebt werden.
Unsere Verhaltensrichtlinien umfassen unter anderem die Themen Datenschutz, IT-Sicherheit, Geldwäscheprävention, Kartellrecht sowie Regelungen gegen Bestechung und Korruption. Die EULEN-IT GmbH duldet keine Rechtsverstöße und verfolgt Fehlverhalten ihrer Mitarbeiter konsequent.
Art. 1 Gesetze und Regulierungen
Die EULEN-IT GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften und verlangt das Gleiche von ihren Geschäftspartnern.
Art. 2 Arbeitsschutz, Betriebliche Mitbestimmung, Kollegialität, Menschenwürde
EULEN-IT GmbH respektiert alle Mitarbeiter und achtet ihre Rechte und möchte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den international anerkannten Menschenrechten sowie den wesentlichen Arbeits- und Sozialstandards handeln.
Wir fördern eine vielfältige und integrative Arbeitsumgebung, in der sich alle Mitarbeiter mit Respekt und Würde behandeln und verlangen das folgende Standards eingehalten werden:
Verbot von Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf
Jegliche Form der Diskriminierung, Ausschließung oder Bevorzugung, die auf Grund der Rasse, der ethnischen Herkunft, der Hautfarbe, des Geschlechts, der Religion, der politischen Meinung, der nationalen Abstammung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Identität oder der sozialen Herkunft vorgenommen wird, werden nicht toleriert.
Verbot von Zwangsarbeit/Kinderarbeit
Jegliche Tätigkeit auf Grundlage von Zwangsarbeit, Pflichtarbeit oder Kinderarbeit wird von uns untersagt.
Gewalt/Belästigung am Arbeitsplatz
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die persönliche Sphäre anderer Mitarbeiter zu achten. Belästigung, Mobbing und Gewalt am Arbeitsplatz sind untersagt.
Art. 3 Gesundheit und Sicherheit
Die EULEN-IT GmbH gewährleistet Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz im Rahmen der jeweils gültigen nationalen Bestimmungen und unterstützt eine ständige Weiterentwicklung zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
Art. 4 Bestechung und Korruption
Durch die Mitarbeiter erstellte hausinterne Regelungen und Richtlinien ergänzen die jeweils gültigen landesspezifischen Gesetze und Gepflogenheiten für das Gewähren und das Annehmen von Geschenken und Zuwendungen. Mitarbeiter, die sich in unlauterer Weise von Kunden oder Lieferanten beeinflussen lassen oder versuchen, diese in unlauterer Weise zu beeinflussen, werden ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen disziplinarisch zur Verantwortung gezogen. Versuche von Lieferanten oder Kunden, Mitarbeiter von EULEN-IT GmbH in ihrer Entscheidung unlauter zu beeinflussen, sind den zuständigen Vorgesetzten anzuzeigen.
Korruption
Kein Mitarbeiter darf im Zusammenhang mit dienstlichen Tätigkeiten einen persönlichen Vorteil fordern, annehmen, anbieten oder gewähren, der auch nur den Eindruck einer Einflussnahme hervorrufen könnte. Geschenke und Einladungen dürfen nur dann gewährt oder angenommen werden, wenn sie
• allgemein üblich,
• symbolhaft,
• geringwertig sind
• und eine Beeinflussung der geschäftlichen Entscheidungen ausgeschlossen ist.
Kartellrecht und Wettbewerb
Die EULEN-IT GmbH achtet den fairen Wettbewerb. Das Unternehmen hält sich an die geltenden Gesetze, die den Wettbewerb schützen und fördern, insbesondere die geltenden Kartellgesetze und sonstigen Gesetze zur Regelung des Wettbewerbs. Für EULEN-IT GmbH gilt im Wettbewerb um Marktanteile das Gebot der Integrität.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Regeln fairen Wettbewerbs im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Unzulässig sind unter Wettbewerbern insbesondere Gebiets- oder Kundenaufteilungen, Absprachen oder Informationsaustausch zu Preisen/Preisbestandteilen, Lieferbeziehungen und deren Konditionen sowie zu Kapazitäten oder zum Angebotsverhalten. Das Gleiche gilt für den Informationsaustausch über Marktstrategien und Beteiligungsstrategien.
Vermeidung von Konflikten zwischen privaten und geschäftlichen Interessen
Die Mitarbeiter von EULEN-IT GmbH vermeiden Situationen, in denen ihre Interessen denen von EULEN-IT GmbH widersprechen. Mitarbeiter dürfen im Namen der EULEN-IT GmbH keine Geschäfte mit Familienangehörigen oder deren Lebenspartnern oder mit Unternehmen, an denen sie selbst, Familienangehörige oder deren Lebenspartner mit mehr als 1% beteiligt oder in leitender Funktion tätig sind, eingehen. Jegliche Nebentätigkeit eines Mitarbeiters bei Kunden, Konkurrenten oder Lieferanten der EULEN-IT GmbH ist nur nach vorheriger Zustimmung gestattet. Die Mitarbeiter der EULEN-IT GmbH verpflichten sich, Unternehmenseigentum der EULEN-IT GmbH vor Beschädigung, Verlust oder Missbrauch zu bewahren und nicht für betriebsfremde Zwecke zu nutzen.
Art. 5 Datenschutz und Vertraulichkeit
Die Nutzung innovativer Informationstechnologien wirft in vielen Bereichen Fragen der informationellen Selbstbestimmung auf, die wir als hohes Gut ansehen. Dem Datenschutz trägt die EULEN-IT GmbH im Umgang mit persönlichen Daten ihrer Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern umfassend Rechnung. Der Datenschutzbeauftragte der EULEN-IT GmbH unterstützt hierbei die Fachstellen. Personenbezogene Angaben werden nur erhoben, verarbeitet oder genutzt, wenn dies rechtlich gestattet oder der Betroffene damit einverstanden ist. Wir bekennen uns zu den Grundsätzen der sparsamen Speicherung von personenbezogenen Daten sowie zur Transparenz der Datenverarbeitung. Die Sicherheit von geheimen Kundendaten und die Vertraulichkeit von Informationen sind von größter Wichtigkeit und müssen zu jeder Zeit gewährleistet sein, vor, während und nach der Erbringung von Leistungen im jeweils vereinbarten Umfang. Das schließt technische oder Design-Daten, Patente, Meldungen, Strategien, Investitionen, Marketing und Verkaufspläne, finanzielle Prognosen, Kundendatenbanken etc. ein. Vertrauliche Informationen werden vor dem Zugriff Dritter oder nicht beteiligter Kollegen geschützt. Mitarbeiter, die Zugang zu geheimen oder gesetzlich geschützten Informationen besitzen oder diese kontrollieren, treffen angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um Missbrauch und Offenlegung zu verhindern. Jeder Versuch von unberechtigten Personen, Zugang zu vertraulichen Daten zu erlangen, stellt einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex dar und muss unverzüglich dem Vorgesetzten oder einem Datenschutz- oder Sicherheitsbeauftragten gemeldet werden. Interne oder persönliche Informationen, egal auf welchem Speichermedium (Datenträger, Papier etc.), die für die Information, die Führung oder die Beurteilung von Mitarbeitern oder bestimmter Geschäftsprozesse – interne Vorgänge und Regularien eingeschlossen – gedacht sind, werden als geschützt oder vertraulich erachtet, wenn sie nicht anderweitig gekennzeichnet sind oder durch eine autorisierte Stelle veröffentlicht wurden.
Art. 6 Schutz der Unternehmenswerte
Zu den Vermögenswerten der EULEN-IT GmbH gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch dienstlich erlangte immaterielle Werte (geistiges Eigentum).
Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Geschäftszwecke, keinesfalls für rechtswidrige Geschäftszwecke benutzt werden. Bei der Nutzung von Betriebsmitteln und Ressourcen des Unternehmens (u. a. Telefon, Computer, Internet und sonstige Informationstechnologie) sind die internen Richtlinien und sonstigen Regelungen des Unternehmens zu beachten.3. Dem Schutz der Unternehmenswerte und schließlich der Vermeidung einer haftungsrechtlichen Inanspruchnahme dienen auch die gesetzlichen und internen Sicherheitsbestimmungen sowie Betriebsvereinbarungen (u. a. zur Arbeitssicherheit, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Richtlinien zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit etc.), die von jedem Mitarbeiter zu beachten sind (Schulungen und Einweisung der Mitarbeiter).
Art. 7 Umweltschutz
Wir verpflichten uns, geltende Gesetze und Mindestanforderungen an den Klima- und Umweltschutz einzuhalten. Unser Ziel ist es, die Umwelt und die natürlichen Lebensgrundlagen heutiger und zukünftiger Generationen zu schützen und zu erhalten.
Umweltbewusstes Verhalten bedeutet für uns:
• Natürliche Ressourcen sparsam einzusetzen, die Wiederverwertung von Materialien zu fördern
• Die Vermeidung, Verminderung und Verwertung von Abfällen der Beseitigung vorzuziehen.
Art. 8 Finanzen, Unternehmenseigentum, Wahrheitspflicht
Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und allgemein geltenden Standards zur Buchführung und Bilanzierung (insbesondere GoB) sowie für finanzielle Transaktionen (insbesondere das Vier-Augen-Prinzip) sind einzuhalten. Alle Mitarbeiter sichern die finanzielle Substanz des Unternehmens durch Beachtung der internen Kompetenz- und Unterschriftsregelungen.
Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen und Personen erfolgen zu marktüblichen Bedingungen; die betreffenden internen Regelungen werden eingehalten.
Die EULEN-IT GmbH ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in ihrem Einflussbereich zu unterbinden. Embargovorschriften werden beachtet.
Alle Aufzeichnungen und Berichte über geschäftliche Vorgänge müssen vollständig und wahrheitsgemäß sein.
Art. 9 Integrität
Integrität bestimmt das Verhältnis zu Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern. Es wird getragen von Respekt und Wertschätzung und entspricht kaufmännischen Grundsätzen. Beauftragungen erfolgen frei von sachfremden Erwägungen und persönlichen Interessen. Vereinbarungen sind vollständig schriftlich zu dokumentieren.
Kein Mitarbeiter darf unzulässige Zuwendungen, gleich in welcher Form, anbieten oder annehmen.
Sofern Mitarbeiter Insiderinformationen über einen börsennotierten Kunden, Lieferanten oder sonstigen Partner haben, beachten sie die gesetzlichen Insiderregeln.4. Kein Mitarbeiter darf Dritte zu unrechtmäßigen Handlungen veranlassen oder wissentlich an solchen Handlungen Dritter mitwirken.
Art. 10 Schlussvorschriften
Alle Mitarbeiter müssen diesen Code of Business Conduct beachten.
Die Führungskräfte tragen für die Einhaltung des Verhaltenskodex in ihrem Zuständigkeitsbereich besondere Verantwortung.
Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine Führungskraft auf mögliche Verstöße im Unternehmen gegen Gesetze oder verbindliche interne Richtlinien, einschließlich diesen Verhaltenskodex, hinzuweisen. Sofern die EULEN-IT GmbH darüber hinaus ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt, können damit Fehlverhalten oder Schadenseintritt auch außerhalb der bestehenden Meldewege unter namentlicher Nennung des Hinweisgebers oder gegebenenfalls anonym an den Compliance-Officer gemeldet werden, ohne dass dem Hinweisgeber daraus ein Nachteil entsteht. Dabei werden die Rechte des Betroffenen gewahrt.
Festgestellte Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex werden angemessen sanktioniert; können Strafanzeigen, externe Ermittlungen und zivilrechtliche Verfahren zur Folge haben. EULEN-IT GmbH arbeitet mit den zuständigen staatlichen Stellen nach den geltenden Gesetzen zusammen.
Der Compliance Officer überwacht die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes regelmäßig. Bei Zweifelsfällen zur Anwendung und Auslegung können sich alle Mitarbeiter jederzeit an ihre Führungskraft wenden.